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      Reunionitis paralizante: cómo evitarla y pasar a la colaboración efectiva 

      Reunionitis paralizante: cómo fomentar la verdadera colaboración

      Ninguna empresa quiere perder tiempo ni dinero. Para ello necesita abandonar algunas prácticas y adoptar otras.

      Muchas organizaciones incurren en la práctica de las interacciones innecesarias: reuniones interminables, correos electrónicos por doquier y una serie de acciones que restan productividad y que no cumplen con su verdadero objetivo: fomentar la verdadera colaboración entre colaboradores.

      Las plataformas tecnológicas de comunicación como Zoom, WhatsApp y otras similares son un recurso útil en la mayoría de los casos, pero pocas veces son usadas para encontrar espacios que generen valor. Esto desperdicia recursos valiosos, porque cada minuto dedicado a una interacción de bajo valor consume tiempo que podría usarse para actividades importantes, creativas y poderosas.

      No es de extrañar que una encuesta reciente de McKinsey descubriera que el 80 % de los ejecutivos estaban considerando o ya estaban implementando cambios en la estructura y ritmo de las reuniones en respuesta a la evolución en la forma en que trabajan las personas debido a la pandemia. De hecho, la mayoría de los ejecutivos dicen que con frecuencia pasan demasiado tiempo en interacciones sin sentido que agotan su energía y producen una sobrecarga de información.

      ¿Qué interacciones claves deben ser potenciadas en las reuniones?

      Según McKinsey, es posible mejorar rápidamente las reuniones colaborativas clasificándolas por tipo y haciendo algunos cambios. Existen tres amplias categorías de reuniones colaborativas críticas.

      • Toma de decisiones, incluidas decisiones complejas o inciertas (por ejemplo, decisiones de inversión) y decisiones de rutina transversales (como revisiones comerciales).
      • Soluciones creativas y coordinación, incluidas sesiones de innovación (por ejemplo, desarrollo de nuevos productos) y sesiones de trabajo de rutina (como controles diarios).
      • Intercambio de información, incluida la comunicación unidireccional (video, por ejemplo) y la comunicación bidireccional (como reuniones con preguntas y respuestas).

      Estos son los cambios necesarios para mejorar cada categoría de interacción colaborativa, así como las herramientas que puede usar para identificar problemas en el momento y tomar medidas correctivas.

      Toma de decisiones: determinación de los derechos de decisión

      Si bien a menudo es útil involucrar a más personas en la toma de decisiones, no todos deben ser los decisores finales; en muchos casos, solo una persona debe hacerlo. A menudo esto va en contra de nuestro instinto de aversión al riesgo y busca asegurarnos de que todos estén “felices” con una decisión, en particular nuestros superiores y las principales partes interesadas.

      Ejecutar y sostener este cambio requiere verdadero coraje y liderazgo. No es de extrañar que uno de los factores clave para tomar decisiones rápidas y de alta calidad sea aclarar exactamente quién las toma.

      El rol del líder en las reuniones

      Soluciones creativas y coordinación: innovación abierta

      Las sesiones de trabajo de rutina son bastante sencillas. Muchas organizaciones, más bien, luchan por encontrar formas innovadoras de identificar e impulsar soluciones.

      Decirles a los equipos qué hacer en lugar de ayudarlos a encontrar soluciones por su cuenta puede resolver la necesidad inmediata de “hacer las cosas”, pero disminuye la respuesta de la organización al mercado y los clientes, e impiden que los líderes se concentren en las prioridades estratégicas.

      Uno de los factores clave de éxito en las organizaciones ganadoras es empoderar a los empleados y dedicar más tiempo a interacciones de alta calidad.

      Pero el empoderamiento exitoso no significa dejar solos a los empleados, sino que requiere que los líderes les brinden a tanto las herramientas como el nivel adecuado de orientación y participación. Las cabezas de las empresas deben desempeñar una suerte de papel de entrenador: no le dicen a la gente qué hacer, sino que brindan orientación y medidas de seguridad y garantizan la responsabilidad, mientras dan un paso atrás y permiten que otros presenten soluciones.

      Pero si bien se necesita tiempo para desarrollar buenos entrenadores, algo tan simple como una reunión diaria o un registro puede impulsar la conectividad horizontal, creando el espacio para que los equipos entiendan lo que otros están haciendo y dónde necesitan ayuda para impulsar el trabajo.

      Intercambio de información: interacciones adecuadas para el propósito

      ¿Alguno de estos escenarios te suena familiar? Pasa una cantidad significativa de tiempo en reuniones todos los días, pero siente que no se ha logrado nada. Salta de una reunión a otra y no puede pensar por su cuenta hasta al final del día. Se pregunta por qué necesita asistir a una serie de reuniones donde se presentan los mismos materiales una y otra vez.

      Un número cada vez mayor de organizaciones ha comenzado a darse cuenta de la urgencia de impulsar la eficiencia despiadada de las reuniones y de cuestionar si las reuniones son realmente necesarias para compartir información.

      Muchas empresas se están moviendo hacia reuniones más cortas (de 15 a 30 minutos) en lugar del estándar predeterminado de reuniones de una hora en un esfuerzo por impulsar el enfoque y la productividad. Por ejemplo, Netflix lanzó un esfuerzo de rediseño para mejorar drásticamente la eficiencia de las reuniones, lo que resultó en un protocolo de reunión estrictamente controlado donde las reuniones no pueden durar más de 30 minutos.

      Las reuniones para compartir información unidireccional deben cancelarse en favor de otros mecanismos, como un memorando, un podcast o un blog. Y durante el intercambio de información bidireccional es recomendable que los asistentes revisen los materiales con anticipación, reemplazando las presentaciones con preguntas y respuestas. Los primeros datos muestran que Netflix ha podido reducir la cantidad de reuniones en más del 65 por ciento, y más del 85 por ciento de los empleados están a favor del enfoque.

      En conclusión, las interacciones enfocadas y de alta calidad pueden mejorar la productividad, la velocidad y la innovación dentro de cualquier organización e impulsar una mejor colaboración y un óptimo rendimiento comercial.

      Interfono: soluciones que impulsan la colaboración de las empresas  

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      Además, ofrece soluciones en transformación digital que mejoran la colaboración de las empresas, generan valor a largo plazo para sus clientes y las ayudan a crear negocios exitosos.  Ellas son:

      • CRM y ERP Cliente-Céntrico Odoo
      • Intranet SharePoint Microsoft
      • Dashboards Microsoft Power BI

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      Guillermo Schmidt

      Guillermo Schmidt

      CEO en Interfono - Pioneros en Cloud Communication

      Empresario e ingeniero de sistemas con 20 años de experiencia transformando empresas establecidas en México, Colombia, Perú y Venezuela. Apasionado por escuchar a los clientes y buscar soluciones digitales a sus problemas. Creador de una metodología que ayuda a planificar, presupuestar, priorizar, ejecutar y verificar proyectos de transformación digital de forma sencilla y dinámica.

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