Las 5 formas más inteligentes de conectar múltiples oficinas

conectar múltiples oficinas

Consejos seguros y económicos para administrar cada aspecto de su negocio.

Una ubicación, para un negocio en crecimiento, generalmente no es suficiente. Con suficiente personal y capital, muchas empresas prefieren establecer múltiples oficinas para atraer a diferentes regiones de clientes.

Con oficinas repartidas por todo el país o el mundo, ¿cómo puede su empresa instalar una red para que todas las ubicaciones puedan funcionar, comunicarse y compartir información de forma fácil, instantánea y efectiva?

Las tecnologías que permiten esto están cambiando rápidamente. Hace años, la mayoría de las empresas de consultoría recomendarían instalar infraestructura heredada (servidores, bases de datos, etc.), gastos de capital que requerían grandes inversiones de tiempo y dinero. Pero en los últimos años, los nuevos avances en la tecnología de las comunicaciones, que incluyen mejoras en redes privadas virtuales, escritorios remotos y la nube, permiten la información instantánea y el intercambio de archivos con un precio extremadamente bajo.

Estas son algunas maneras de hacer que la configuración de la nueva red de TI de su empresa sea inteligente, segura y
rentable.

1. ELIJA UN MODO DE COMUNICACIÓN

MODO DE COMUNICACIÓN

Para conectar a muchos empleados distantes a la vez, todas las ubicaciones de la oficina deben poder acceder a los mismos recursos de red. La mayoría de las veces, una ubicación centralizada -una “nave nodriza”, si se quiere- albergaría la infraestructura central necesaria para establecer la red, como los servidores y las bases de datos. Las sucursales, por otro lado, no requieren tal infraestructura; las oficinas remotas se vinculan a la nave nodriza a través de un tipo específico de conexión.

Tradicionalmente, las empresas solían instalar Redes de área amplia (WAN) para conectar oficinas remotas. Las WAN se utilizan para conectar LANs-Redes de área local desde oficinas dispares-juntas. Sin embargo, la instalación y la sobrecarga de LAN y WAN son costosas.

“Hasta hace poco, y en años pasados, la implementación de WAN requería muchos recursos, pero en los últimos años con el advenimiento de la nube, se ha vuelto muy económico y muy simple de implementar”, dice David Eisner, presidente y CEO. de Dataprise, un proveedor de servicios de TI con sede en Rockville, Maryland. “En estos días, lo que la mayoría de las oficinas están haciendo, en lugar de implementar conectividad WAN dedicada, las empresas pueden confiar y depender de redes privadas virtuales (VPN) que se ejecutan a través de Internet”.

Las VPN, que proporcionan conexiones seguras entre usuarios individuales y la red de su organización a través de Internet, tienen varias ventajas. Proporcionan conexiones de sitio a sitio más seguras, transfieren información mucho más rápido que las WAN, y lo más importante para las pequeñas y medianas empresas, las VPN son mucho menos costosas, ya que puede usar una sola línea arrendada para Internet para cada oficina , reduciendo los costos de banda ancha.

Si bien las VPN son altamente recomendables y confiables, una nueva tecnología que gana tracción con las compañías es el escritorio remoto. Los escritorios remotos requieren software o un sistema operativo que permita que las aplicaciones se ejecuten remotamente en un servidor, pero que se muestren localmente simultáneamente. Este servidor de red aloja archivos y aplicaciones remotos en una ubicación segura, lo que garantiza que sus datos nunca se pierdan, incluso cuando algo le sucede al dispositivo en el que está trabajando.

“Los escritorios remotos lo ayudan a controlar dónde se encuentran los datos”, dice Tim Crawford, CIO y vicepresidente de TI en All Covered, un proveedor nacional de servicios de TI con sede en Redwood City, California. “Así que ahora no tienes itinerancia de datos en el mundo, escuchamos todo el tiempo que te roban una laptop, o alguien entra a la fuerza y te roban una computadora. Quieres controlar esa información”.

Las empresas necesitan establecer un sistema confiable y seguro para intercambiar y guardar datos. Después de todo, si no puede proteger sus propios datos, ¿por qué sus clientes deben confiar en que sus datos están seguros para usted?

 2. CONSIDERA LA INFORMÁTICA EN LA NUBE

INFORMÁTICA EN LA NUBE

“Indiscutiblemente, a menos que exista una excepción, las nuevas empresas deberían comenzar con servicios basados en la nube”, dice Crawford. “En muchas pequeñas empresas que comienzan hoy, no hay motivo para comenzar con una infraestructura física heredada. Es demasiado limitado, especialmente cuando [estas nuevas compañías] todavía están tratando de descubrir cuáles serán sus proyecciones para sus negocios. Muchos servidores compran, si compran muy pocos, tienen una capacidad limitada a medida que crecen. Si compran demasiados, ahora han comprometido en exceso sus recursos de capital. Con los servicios en la nube, les da la flexibilidad que tienen. necesito al menos comenzar “.

La nube es práctica ya que es ahorrativa, ya que puede realizar varias funciones que simplifican seriamente la administración de TI para la empresa. La nube ofrece monitoreo remoto 24/7, herramientas antispam, herramientas de archivado de correo electrónico, herramientas remotas de respaldo de datos, tecnología de administración de escritorio y herramientas de administración de estaciones de trabajo, que son los programas de mantenimiento que actualizan las definiciones de antivirus en el medio de la noche.

Las empresas de hoy en día pueden usar exclusivamente la nube para todos los propósitos de uso compartido, pero tengan cuidado: la nube no es perfecta.

“También hay algunas consideraciones negativas de la nube, como la seguridad de los datos, la confiabilidad, el rendimiento y la pregunta: ‘¿Dónde viven sus datos?'”, Dice Eisner. “Pero el beneficio, desde la perspectiva de la velocidad, es que puedes activar el correo electrónico en unos pocos días en lugar de esperar a que se instalen los servidores y la tecnología, y la capacidad de desconectar todo el sistema de TI con solo pulsar un botón, todos eso es un gran beneficio “.

Si bien es posible que la nube no esté completamente preparada para un uso singular, la mayoría de los consultores de TI están de acuerdo en que utilizar cualquier tipo de herramienta basada en la nube es absolutamente esencial para cada empresa nueva.

3. CONTRATAR A UNA PERSONA EN EL SITIO

expertos en TI

Las dificultades técnicas ocurren todo el tiempo, por lo que las empresas necesitan una solución fiable para abordar los problemas de TI.”Siempre recomendamos un consultor técnico principal en el sitio”, dice Eisner. “Esa persona rotaría entre ubicaciones en el sitio, sería la persona de la fachada principal que haría consultoría y servicios de asesoramiento, y estaría en las
trincheras, por así decirlo”.

Las empresas más pequeñas con entre 25 y 150 empleados repartidas en dos o tres ubicaciones pueden necesitar solo una sola persona de TI; las empresas más grandes, por otro lado, generalmente tienen desafíos técnicos más exigentes, por lo que podría ser una buena idea asignar un pequeño número de personas a diferentes ubicaciones. Sin embargo, solo contratar consultores de la misma organización, y cuantos menos consultores por oficina, mejor.

“Quiere la coherencia en todas las oficinas”, dice Crawford. “Si contratas consultores individuales para cada oficina, el problema es que no trabajan juntos porque se encuentran en diferentes geografías. Se supone que deben realizar las mismas funciones, pero lo que realizan es diferente de cómo lo realizan. [IT] es una industria altamente personalizada, y si bien puede parecer simplista en el exterior, la realidad es que hay muchas formas diferentes en que puede ofrecer esos servicios “. Incluso con el advenimiento de la nube, la presencia en el sitio sigue siendo un componente crítico para proporcionar soporte técnico integral.

4. TENGA LISTO EL SOPORTE REMOTO

Soporte Remoto

La ley de Murphy nos dice que “cualquier cosa que pueda salir mal, saldrá mal”. Esto es especialmente cierto con la tecnología.

Los planes de copia de seguridad son una necesidad con la tecnología; nunca puedes ser demasiado cuidadoso. Sin los fallos adecuados en su lugar, su empresa podría estar en riesgo de perder cantidades inimaginables de negocios y dinero. Desde pérdidas catastróficas de datos hasta problemas técnicos diarios, es probable que dos o más sucursales requieran asistencia de TI a la vez. Cuando su persona de TI primaria no está disponible, ¿qué hace?

“Tenemos, y las organizaciones deben considerar, un servicio de ayuda o un escritorio de soporte remoto para la escalada y la resolución inmediata de problemas cuando la persona principal en el sitio no está disponible”, dice Eisner. “La idea es que si la persona principal está rotando entre los sitios, o si la persona principal está atrapada en un problema en particular, los usuarios de cualquier ubicación se ponen en contacto con el servicio de soporte remoto”, dice Eisner.

Los proveedores de servicios de TI como All Covered ofrecen centros de ayuda, como un centro de atención al cliente (CSC) y un centro de operaciones de red (NOC). Si hay un problema técnico, el NOC generalmente lo detectará, pero si no, los clientes pueden llamar al CSC por las dudas.

Y recuerde, asegúrese de tener sistemas en su lugar para que sepa cómo comunicarse con estos equipos de soporte. Desarrolle un plan con anticipación sobre cómo planea comunicarse con su equipo de soporte, considerando tecnologías como compartir pantalla o cuadros de diálogo bidireccionales instantáneos u otros servicios de mensajería.

5. SEA CONSISTENTE

conexión entre oficinas

No importa cómo elija conectar sus oficinas remotas, es importante que su decisión sea constante y estándar para todas sus oficinas.”Tienes que estandarizar”, dice Crawford. “No se puede tener implementaciones únicas en cada oficina. Es casi como un enfoque de corte de cookies que desea tomar con cada una de sus oficinas dentro de una empresa: desea asegurarse de que esas oficinas estén bastante estandarizadas, en términos de configuraciones y tecnología. , y el soporte que se usa. De esa manera, independientemente de la oficina, independientemente de la persona, reciben un producto o
servicio consistente “.

Incluso si elige mezclar la infraestructura heredada con la nueva computación en la nube, debe diseñar el mismo sistema para cada oficina. Un sistema coherente significa que los propietarios de negocios pueden dedicar menos tiempo a tratar de resolver los inconvenientes de una oficina a otra, especialmente cuando surgen problemas, y tienen más tiempo para dedicarse al negocio real. Los dueños de negocios no deberían tener que perder el tiempo con las piezas operativas; necesitan enfocarse en ganar dinero en ventas, hacer crecer el negocio y administrar.

Algunos pueden pensar que la estandarización significa que no hay personalización. Esta es una suposición falsa, dice Crawford.

“Los servicios están configurados para sus necesidades comerciales particulares, el punto es que tenemos que ofrecer un enfoque estandarizado que sea predecible para nuestros clientes”, dice Crawford. “La manera de hacer que las cosas funcionen es a través de la previsibilidad, y la forma de obtener previsibilidad es a través de la estandarización”.

Esta es una traducción del artículo que apareció originalmente en Inc.com.

Franklin Marcelo

Franklin Marcelo

CEO en Interfono - Pioneros en Cloud Communication

Experto en tecnología Cloud y transformación digital, autor en el blog de Gestión.pe en temas de innovación, emprendimiento, y tecnología; y finalista del concurso Creatividad Empresarial 2014. Franklin lleva ayudando, desde el 2008, a cientos de empresas de todo tipo, alineando la tecnología a sus objetivos de negocio.

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